Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Функционал сервиса обеспечивает:

• Формирование, подписание и отправку электронного документа нажатием одной кнопки.

• Обмен возможен не только счетами-фактурами, но и прочими документами – накладными, актами, счетами, заказами и прочими документами.

• Операторы ЭДО, поддерживающие технологию “1С-ЭДО”, гарантируют доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.

• Входящие документы в информационной базе “1С” формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести.

• Сервис работает с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи.

• Электронные документы можно удобно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис “1С-Отчетность”.

Инструкция по подключению сервиса 1С ЭДО размещена на сайте ЕИС УФХД ПК в разделе «Документы» – «Инструкции», а также доступна по прямой ссылке: https://accounting.permkrai.ru/media/download/659

По всем вопросам просим обращаться в службу технической поддержки ЕИС УФХД ПК по электронной почте: support-ca@permkrai.ru.

  Системы Автоматизации Бизнеса 8 (495) 795-40-10

Меню

 

Международный ЭДО – это возможность обмениваться в Диадоке с иностранными организациями (нерезидентами) электронными документами, которые считаются юридически значимыми на территории РФ. В МЭДО могут передаваться неформализованные и формализованные документы за исключением документов в форматах ФНС. Юридическая значимость обеспечивается трехсторонним соглашением – Резидент, Нерезидент, СКБ Контур – о признании документов, подписанных электронной подписью юридически значимыми. Благодаря международному электронному документообороту (МЭДО) вы сможете:

  • Сэкономить на почтовых отправлениях;
  • Быстрее отправлять и получать документы при обмене с нерезидентами;
  • Исключить риск утери документов;
  • Оперативно исправлять ошибки в документах;
  • Снизить затраты на простой транспорта из-за задержек в получении документов;
  • Избежать штрафов от органов валютного контроля;
  • Упростить представление документов в таможенную службу, налоговые органы, и банки.

Страны, где международный электронный документооборот подключен и работает: Швейцария, Швеция, Финляндия, Великобритания, Франция, Турция, Мальта, Кипр, ​Польша, Чехия, Литва, Латвия, Эстония, Украина, Сингапур, Китай, Беларусь, Армения, Монголия, Узбекистан, Казахстан, Молдова, Германия, Италия, Нидерланды, США.

Как подключить доступ к Международному ЭДО в Диадоке?

Международный ЭДО в Диадоке — это дополнительная функциональность. Она включаются по заявке. Оставить заявку на подключение и получить консультацию по маршрутам можно на нашем сайте. 

  • Для резидентов (российских компаний) менеджер выставляет счет на покупку модуля. После оплаты лицензия будет активирована автоматически.

  • Для нерезидентов (иностранных организаций, не имеющих филиалов и представительств в РФ) после согласования стоимости,  необходимого функционала и колличества необходимых НЭПов менеджер отправляет вам на подписание лицензионный договор и трехстороннее соглашение заказным письмом. После получения вам будет отправлен счет на оплату.

Наименование Стоимость в руб. Документооборот с нерезидентом на 1 год — 1 связь 70 000 ₽ Дополнительный сертификат (НЭП), руб. 10 000 ₽

  • Оплата производится плательщиком за количество годовых связей;
  • Безлимитное количество документов в обе стороны в течение года;
  • Выпуск 2 НЭПов (неквалифицированная электронная подпись) на нерезидента;
  • Английский интерфейс для иностранной компании, если требуется;
  • Настройка ящика для нерезидента.
— Как работает «Международный ЭДО» в Диадоке?

Для ваших сотрудников ничего не поменяется: они продолжат работать в привычном интерфейсе Диадока и отправлять документы иностранных компаниям контрагентам через веб-версию или интеграционное решение. Нерезидент получит веб-доступ к англоязычной версии Диадока:

  • Вы подписываете документы квалифицированной  электронной подписью (КЭП) либо удостоверяющего центра и отправляете нерезиденту через Диадок.
  • Иностранная компания подписывает документы неквалифицированной электронной подписью (НЭП) Удостоверяющего центра Контура.  
  • Документооборот завершен.  

 image 

 Нажмите, чтобы посмотреть как работает «Международный ЭДО» в Диадоке.

Где купить «Международный ЭДО» в Диадоке?

Московский сервисный центр АО «ПФ «СКБ Контур» №1308 – ООО «Системы Автоматизации Бизнеса»

г. Москва, Пресненская наб. 12, ММДЦ «Москва-Сити» башня «Федерация-Восток», этаж 25, офис B

Ближайшая станция метро – м. Деловой центр, Международная

г. Щёлково, площадь Ленина д. 8, этаж 3, офис 92

Свяжитесь с нами: 

По телефону                              По электронной почте

в Москве                                                        по всей России

+7 (495) 795-40-10                      info@sbm-msk.ru

image     

Теперь мы в Инстаграм – присоединяйтесь!  

Дорогие друзья, у нас появился аккаунт в популярной соцсети Instagram! Новости, акции, обсуждения самых разных вопросов, обмен опытом, и конечно, общение с Вами. Это то, к чему мы стремимся и хотим воплотить!

© 2011-2022 ООО «Системы Автоматизации Бизнеса»

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

  1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
  2. Купить сертификат электронной подписи.
  3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа
Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

Статья расходов 1000 бумажных документов 1000 электронных документов
Печать 9510 Р
Электронная подпись 2000 Р
Лицензия средства криптозащиты 1200 Р
Доставка 40 000 Р заказным письмом 7200 Р
Итого 49 510 Р 10 400 Р

1000 бумажных документов Печать 9510 Р Доставка 40 000 Р заказным письмом Итого 49 510 Р 1000 электронных документов Электронная подпись 2000 Р Лицензия средства криптозащиты 1200 Р Доставка 7200 Р Итого 10 400 Р

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Воспользуйтесь преимуществом ЭДО от ITCOM

Подключить ЭДО Заказать звонок

Почему ЭДО нужен вашей компании

  • Удобный электронный формат обмена документами

    Обменивайтесь документами внутри организации, между компаниями и физическими лицами.

  • Защищённый обмен документами

    Все документы в ЭДО передаются по зашифрованному каналу, они защищены от несанкционированного доступа и от изменения информации

  • Роуминг со всеми операторами ЭДО

    Максимальное покрытие роумингом всех операторов ЭДО. Возможность бесплатной отправки документов через e-mail.

  • Интеграция с 1С

    Оперативная интеграция с любой учетной системой

  • Мобильность

    Подписывайте и отправляйте документы со смартфона, планшета или компьютера

  • Низкая стоимость

    Чем больше документов отправляете, тем ниже стоимость. Входящие документы 0 руб, исходящие от 2,5 руб

  • Формат редактирования

    Редактируйте документы совестно с партнером в режиме онлайн

  • Удаленная работа

    Отсутствие необходимости дубликатов документов на бумаге

Какой документооборот вам необходим

Документооборот Внутренний Для оптимизации бизнес процессы внутри компании Для снижения временных затрат на согласование регламентов и договоров Для повышения лояльности и сервиса Документооборот Внешний Для настройки электронного обмена документами с контрагентами Для оптимизации работ с документацией Для сокращения финансовых затрат

Преимущества ЭДО от ITCOM

  • ITCOM – лицензированный оператор ФНС

    ЭДО от ITCOM входит в реестр лицензированных операторов ФНС

  • Сопроовождаем на всех этапах

    Поможем выбрать, купить, настроить и автоматизировать любое решение ЭДО

  • Опыт внедрения до 3 000 рабочих мест

    Мы располагаем колоссальным опытом внедрения от малых предприятий до крупных торговых сетей. Поможем выбрать, купить, настроить и автоматизировать любое решение

  • ЭДО от ITCOM – гибкое решение

    Разработаем ЭДО для любой сферы бизнеса и настроим сервис под вашу специфику

Легкая интеграция

  • Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников:

  • ∙ Для самых популярных систем (1С, SAP, Docsvision) у нас есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние.

  • ∙ Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. ЭДО возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку. Причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.

  • ∙ Для интеграции с крупными корпоративными системами предусмотрены инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.

Все для маркировки

ЭДО взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами. Отправляйте и принимайте электронные документы на маркированные товары как обычно — система ЭДО сама зарегистрирует все операции в системе маркировки.

Подключить Честный знак Лекарства ФГИС Меркурий Товары животного происхождения Честный знак Текстиль ЕГАИС Алкогольная продукция Честный знак Обувь Честный знак Сигареты и табачная продукция

Выберите удобный для вас тариф

Тариф 10 документов от 500 ₽ Тариф 200 документов от 2 000 ₽ Тариф 1 200 документов от 6 500 ₽ Тариф Внутренний ЭДО от 4 000 ₽

  • Прием электронных документов от любых контрагентов
  • Уведомления о новых документах и мобильное приложение
  • Регистрация до 5 пользователей
  • Техническая поддержка 12/7

Дополнительные услуги и сервисы

Электронная подпись в системе ЭДО Решение Электронная отчетность во все госорганы: подготовка, проверка, анализ и сдача отчетности, сверка расчетов с бюджетом, переписка с инспекторами. Стандартный от 1 900 руб. Решение Оперативный и дистанционный сервис выпуска и продления электронных подписей. Возможен при наличии действующей ЭП от 1 000 руб.

Поможем выбрать подходящий тариф для вашего бизнеса!

Оставьте номер телефона, мы перезвоним вам в ближайшее время

Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных.

Тариф «50 документов»

Тариф «200 документов»

Тариф «500 документов»

Тариф «1000 документов»

Получить консультацию

Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Содержание

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

  • Мгновенно пересылать документы. Отправлять бумажные документы по почте или курьером долго, а в системе ЭДО пересылка занимает секунды.
  • Сократить финансовые затраты. Пересылка электронных документов в рамках ЭДО в 7-10 раз дешевле, чем отправка бумажной корреспонденции по почте.
  • Оптимизировать бизнес-процессы. Составлять, подписывать, отправлять и получать документы в рамках ЭДО проще и быстрее.
  • Упростить взаимодействие с госорганами. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам, завизированным собственноручной подписью. Их принимают налоговики и другие госорганы.
  • Повысить лояльность контрагентов. При использовании ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, их лояльность к партнеру повысится.
  • Перевести архив в электронный вид. В бумажном виде документы занимают много места. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица».
  • Работать с крупными торговыми сетями. Российские ритейлеры обычно не работают с поставщиками, которые используют бумажные документы. Почти все крупные сети требуют от своих потенциальных поставщиков подключения к ЭДО.

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.   

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

  • Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
  • С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
  • Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
  • С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

С кем можно работать в ЭДО после подключения?

Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты,  его можно подключить отдельно.

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Егор Новиков
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий